Cómo evitar problemas de gestión al organizar un festival

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Estos últimos años, la proliferación de festivales musicales en nuestro país ha sido una constante que no parece tener fin. Son múltiples las propuestas de festivales al aire libre, en recintos cerrados; lo hay de musicales, específicos para el mundo del comic, de cine e incluso para los amantes de las series. Sea como sea, es un género que no para de crecer con el paso del tiempo.

Ahora bien, también hay que decir que nos faltarían dedos en las dos manos para hacer un listado de algunos festivales que han resultado ser un escabroso desastre. Algunos de ellos han tenido que cerrar definitivamente sus puertas al no tener en cuenta algunos de los elementos indispensables y de casi obligada liturgia a la hora de diseñar y crear un evento como un Festival. Da igual cual sea la nomenclatura, el registro o el tipo de evento que se quiera diseñar, pues hay que medir mucho estos diferentes elementos antes de tirarse a la piscina.

Elementos clave como la elección del sitio donde realizar el Festival, los espacios o el tiempo son tan lógicos e importantes como tener muy en cuenta el tipo de público al que queremos llegar, estimando en todo momento si el presupuesto de nuestros clientes va a coincidir con las condiciones económicas de nuestro evento. Es de vital trascendencia también contar con un personal cualificado y que en cada escala laboral obtengan la formación necesaria. Otros elementos como la luz, el sonido, el management de los artistas, el “backline” que se necesite o las mismas infraestructuras no pueden caer en saco roto.

Hace falta rodearse de un buen equipo, mantener la mente serena y no correr.

Cuenta con algunos amigos en el camino

Afortunadamente, más allá de las agallas y el saber hacer que debemos tener a la hora de montar un Festival, no nos irá nada mal una ayuda en el camino. Hay que saber que tenemos a nuestro alcance algunas herramientas y software de gestión que pueden hacernos la vida mucho más fácil en cuanto al diseño y gestión de nuestro festival.

Por un lado, podemos contar con Software de gestión empresarial que nos ayude en las tareas de ventas, cobros o estadísticas; incluso podemos contar con software que nos facilite la gestión de nuestras ventas. Son varios los ejemplos de festivales que han fracasado estrepitosamente a causa de una mala gestión en alguna de estas fases o de las que comentábamos más arriba. ¿Qué hubiera pasado si se hubieran dejado asesorar por herramientas como esta?

Si te ronda la idea de la creación de un Festival por la cabeza, ten en cuenta que no es nada descabellado. Ponle pausa, serenidad; ordena tus ideas, frena si es necesario y cuando sea el momento ponte manos a la obra. Y siempre, siempre déjate asesorar por expertos en la materia y deja que herramientas del siglo XXI sustituyan la intuición para con decisiones que pueden hipotecar tu futuro y tu tranquilidad.

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